Managen met je teams om je heen of managen op afstand, het is anders. Hoe verder weg een team is, hoe belangrijker het is om een goede band te creëren. Samenwerktools, rituelen, evenementen... Hier zijn een paar sleutels om verbonden te blijven!
Communicatiemiddelen: telewerken betekent niet dat je jezelf afsluit van de rest van de wereld! Slack, Hangouts, Skype of Teams... Dit zijn bondgenoten van onschatbare waarde om in contact te blijven met je team, zowel schriftelijk als mondeling. Groepsgesprekken voor een gezamenlijk project? Eén-op-één om een probleem op te lossen? Videoconferenties voor teamvergaderingen? Of een eenvoudig bericht voor een informele discussie? Het is aan jou om de tool te kiezen die het beste bij je team past en vooral om hem verstandig te gebruiken volgens je behoeften.
E-mail is nog steeds een heel goede manier van communiceren, maar deze alternatieve tools kunnen de druk van de traditionele berichtensystemen halen en een beetje vriendelijkheid en menselijke warmte toevoegen (want e-mail is koud, vooral als het in telegramstijl staat!).
Samenwerktools: op het gebied van projectbeheer zijn er veel tools beschikbaar: Trello, Taskworld, Klaxoon, Asana, Monday.com... Deze toepassingen kunnen je helpen om werken op afstand te organiseren en ervoor te zorgen dat informatie wordt gedeeld tussen de verschillende leden van je team.
Wekelijkse teamvergaderingen via videoconferentie: deze brengen het team één keer per week samen, sommigen telewerkend, anderen ter plaatse. Het is een cruciaal moment om te delen, de cohesie te behouden, lopende projecten te bespreken en informatie te verspreiden. Om een sociale band te behouden, kun je kiezen voor videoconferenties door de camera's te activeren, zodat je elkaar kunt zien en aandachtiger blijft tijdens de vergadering. Bovendien is het goed voor het moreel.
Eén-op-één gesprekken: net zo belangrijk zijn één-op-één gesprekken om ervoor te zorgen dat het goed gaat met je telewerkende collega's! Het is een manier om de temperatuur op te nemen en soms negatieve signalen op te vangen: isolement, organisatorische problemen, overbelasting, enz. Blijf waakzaam om te voorkomen dat je aan de kant wordt gezet en om ieders welzijn te garanderen.
Ochtendbriefings: Afhankelijk van je activiteit kan een briefing van tien minuten elke ochtend een goede manier zijn om de dynamiek van je team te behouden. De doelstellingen van de dag delen, samen een e-koffie drinken, tijd vrijmaken voor informele discussies - het zorgt voor een vliegende start van de dag!
Mis je een praatje bij de koffieautomaat? Wij hebben de oplossing: stel elke week een willekeurig groepje van 3 of 4 mensen samen en spreek met hen af voor een virtuele koffie. Net als in het echte leven weet je nooit wie je tegenkomt... Roddel, roddel, roddel!
Deel en vier successen: een doel bereikt? Een project afgerond? Felicitaties van je klanten? Elke gelegenheid is goed om je teams te feliciteren! Als ieders agenda het toelaat, organiseer dan een snelle videoconferentie om de gelegenheid te vieren! N.B.: dit werkt ook voor verjaardagen.
Een wekelijkse uitdaging: de mooiste foto van jullie telewerken, of het mooiste kantoor? Beste recept van de week? Slechtste gehaktbal? Wees creatief en daag je team uit!
Een gouden regel: vertrouw je collega's. Het kan voelen alsof je een beetje controle verliest als het team verhuist. Maar uit talloze onderzoeken blijkt dat telewerkers net zo productief (en soms zelfs productiever!) zijn dan werknemers op locatie. Dus laat los en vertrouw ze.