Hoe ga je om met tijd tijdens vergaderingen?
Tijd mag dan universeel gemeten worden, de manier waarop we ermee omgaan is heel persoonlijk. Sommige mensen zijn altijd te laat, anderen altijd op tijd. En op het werk is het niet anders. Hoe begin en eindig je vergaderingen op tijd? Laura GADOURY vroeg Louis VAREILLE om advies.
Wat is volgens jou de ideale lengte van een vergadering?
Deze vraag wordt me vaak gesteld en het antwoord is vrij eenvoudig: de ideale lengte voor een vergadering is de lengte die nodig is om het doel te bereiken.
Sommige onderzoeken zeggen 25 minuten. Maar ik ben geen grote fan van deze cijfers over iemands concentratietijd. Vraag een student hoe lang hij zich kan concentreren op een college belastingrecht of op de finale van het wereldkampioenschap voetbal. Ik verwacht dat de waarde van 25 minuten in beide gevallen onjuist zal zijn.
Je moet ook oppassen dat je niet dezelfde standaardduur gebruikt voor alle vergaderingen. We hebben het vaak over de Wet van Parkinson (heeft niets met de ziekte te maken).
De Wet van Parkinson vertelt ons dat elke activiteit net zoveel tijd in beslag neemt als we eraan geven. Je moet niet verwachten dat de meeste vergaderingen een uur duren. Tenzij je jezelf de tijd wilt besparen om na te denken over de juiste lengte.
Hoe beheer je de tijd tijdens vergaderingen?
Anticipeer: in het bijzonder de tijd die nodig is om laatkomers te verwelkomen, de vergadering te starten, elk onderwerp te behandelen en de tijd te nemen om adem te halen tussen de onderwerpen. Je moet pessimistisch zijn.
Maak mensen verantwoordelijk: door instructies te geven aan elke onderwerpleider over de tijd die aan hen is toegewezen.
Organiseer en handhaaf: met een tijdbewaker.
Hoe kunnen we de lengte van een vergadering correct inschatten?
Bij het opstellen van een agenda moet je goed nadenken en een beetje hersenkracht in de oefening stoppen. In plaats van te zeggen "1 uur - 4 onderwerpen - 15 minuten per onderwerp", moet je wat hersenkracht in de oefening stoppen door de tijd te nemen om jezelf een paar vragen te stellen:
- Wat is de vraag die gesteld wordt?
- Hoeveel mensen gaan een bijdrage leveren?
- Hoe complex is de kwestie?
- Kan er vijandigheid ontstaan?
Moet de tijdwaarnemer anders zijn dan de facilitator?
Ja, om drie redenen:
- om de cognitieve belasting van de facilitator te verminderen.
- om ten minste één persoon te hebben die geen andere keuze heeft dan aandachtig te blijven tijdens de vergadering :)
- om de verantwoordelijkheid te laten rouleren zodat iedereen het belang van deze rol in de groep inziet.
Als er een onverwacht probleem uit de discussie naar voren is gekomen. Wat raad je aan?
Als er midden in een discussie een onverwacht probleem opduikt. Ik noem het een kiezelsteen. Ik heb deze uitdrukking van een vriend.
Voorbeeld. Iemand zegt: "Ik denk niet dat deze server deze nieuwe hoeveelheid gegevens aankan", waarop een discussie begint over de capaciteit van de server, de leeftijd, de twee verzoeken van de afgelopen 6 maanden die niet zijn beantwoord door het senior management... en bla, bla, bla.
Sommige aanwezigen beginnen de steen te breken! Ook al is dit duidelijk niet het doel van de vergadering en zijn sommige experts op dit gebied niet in de zaal aanwezig.
Dit is precies wat vermeden moet worden. Het is beter om in te grijpen:
- "Wacht even. Dit is een goede vraag. Ik stel voor dat we er snel naar kijken."
- Of "Wie kan het onderzoeken en terugkomen met een aanbeveling voor volgende week?"
Je wilt tijd houden in vergaderingen, identificeer de kiezels. Breek ze niet.
En als de timing hapert?
Als je voelt dat er iets fout gaat, moet je ook hier ingrijpen.
"Ik denk niet dat we op tijd klaar zullen zijn. Wat doen we?"
"Wat stellen we uit?
"Hoe werken we buiten de vergadering om en ronden we de discussie op een andere manier af?"
Hebben we het recht om extra tijd te vragen?
Het verlengen van een vergadering moet koste wat het kost vermeden worden. Het komt neer op psychologische intimidatie.
Vooral als het een verzoek is van de baas: "We zijn bijna klaar. Het is moeilijk te weerstaan, zelfs als je weet dat je dan een afspraak breekt die je al gemaakt hebt: met een collega, of een afspraak om je baby van de crèche te halen.