Hoe kunnen vergaderingen worden verbeterd? Presentatie door Louis VAREILLE, reunioloog
De vergadering, het gesprek, de video... Als er veel woorden zijn om vergaderingen te beschrijven, zijn er nog meer manieren om ze te ervaren en te beoefenen. Louis VAREILLE, réuniologue, heeft er zijn specialiteit van gemaakt. Op de Bruneau podcast "SOS Réunions", gepresenteerd door Laura GADOURY, vertelt hij over zijn passie voor het onderwerp en deelt hij enkele praktische tips om vergaderingen te verbeteren.
Hoe bent u reunionoloog geworden?
Eigenlijk heb ik een passie voor collectieven, een passie voor het in beweging zetten van collectieven. Het begon toen ik studeerde en heeft me mijn hele carrière gevolgd.
De vergadering is de plek om dingen in beweging te zetten. Het is waar en wanneer we beslissen wat we gaan doen en hoe we het gaan doen. Het is de plek om perspectief en betekenis te geven. Het is de plek om acties te monitoren en successen te vieren... Het is de vergadering waar het allemaal gebeurt.
Ik heb het geluk gehad om meer dan 12.000 vergaderingen te leiden in de meest uiteenlopende omstandigheden, vooral internationaal. En na 5 jaar in consultancy en 26 jaar bij Danone, heb ik in 2017 de International School of Reuniology opgericht.
Wat doet een reunionoloog precies?
Eigenlijk "repareer ik vergaderingen en genees ik vergaderitis".
Ik werk met een grote verscheidenheid aan organisaties die besloten hebben hun vergaderpraktijk onder de loep te nemen.
- Ik begin altijd met een diagnose om de beste werkwijzen en cultuur te begrijpen en gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.
- Dan schrijf ik een recept, met verschillende behandelingen: diepgaande kwalitatieve en kwantitatieve onderzoeken, klassikale training, digitale training, webinars, enz.
- Daarna ondersteun ik het herstel met follow-upbezoeken.
Ik heb het geluk dat ik in een grote verscheidenheid aan organisaties kan werken, waaronder industriële bedrijven, banken, adviesbureaus en gemeentehuizen. Op dit moment werk ik met een internationaal Frans bedrijf. Ik heb het directiecomité en de teams van het hoofdkantoor in Frankrijk persoonlijk getraind en de Deense, Amerikaanse en Chinese teams op afstand. Het is duidelijk dat dit project gaat bijdragen aan een gemeenschappelijke cultuur van interactie.
Ik ben ook praktiserend jurist, omdat ik het geluk heb voorzitter te zijn van een grote liefdadigheidsorganisatie.
Volgens het woordenboek is reünie het samenbrengen van afzonderlijke dingen, het samenbrengen van verspreide dingen. Hoe zou jij reünie definiëren?
Als ik een definitie zou moeten bedenken, zou ik simpelweg zeggen: een bijeenkomst is een bijeenkomst die tot doel heeft een project vooruit te helpen en individuen te helpen groeien.
We besteden ongeveer 10 jaar van ons leven aan vergaderingen. Is dat te veel? Wat vind jij?
Mijn eerste zorg is niet kwantiteit. Maar eerder de kwaliteit. De kwaliteit die ertoe leidt dat deelnemers tegen zichzelf zeggen dat ze hun tijd hebben verspild in vergaderingen, of zelfs dat ze misschien hun tijd verspillen in dit bedrijf.
Ik was gisteren bij een vriend die me vertelde dat veel jonge mensen hun CV opnieuw maken na een slechte vergadering.
Het belangrijkste bij goede vergaderingen is dus betrokkenheid in plaats van productiviteit.
En er zijn steeds meer vergadervormen...
De nieuwe hybride wereld heeft geleid tot nieuwe manieren van vergaderen, met ongelooflijke technologieën en heel vaak praktijken die niet zijn aangepast. Als je een stap terugzet, realiseer je je dat veel interacties vergaderingen zijn. En dat de best practices die ik deel met de bedrijven waar ik mee werk overal van toepassing zijn.
Zou dit ook kunnen werken voor familiebijeenkomsten? :)
Overal, ja! Op zaterdag organiseerde ik de 112e familie videoconferentie die we sinds 20 maart 2020 elke week houden om de band levend te houden. Het is de beste tijd van de week voor mijn 91-jarige vader, die nu alleen is. Hij controleert zijn drie kinderen, 11 kleinkinderen en 18 achterkleinkinderen. Deze week hoorde hij dat de 19e onderweg is. We bellen elkaar vanuit 8 verschillende landen.
Ik zet in mijn briefje dat we het niet zouden hebben volgehouden als we niet een paar eenvoudige Reuniologie-gebaren hadden toegepast, zoals :
- Stiptheid
- Eisen aan de technologie en het gebruik ervan (van de microfoon en de camera)
- De manier waarop ik het woord laat rondgaan, om ervoor te zorgen dat de spreektijd eerlijk is.
Het lezen van uw boek heeft me de reflex gegeven om bijvoorbeeld notulen te maken... Het is gemakkelijk, nuttig en bespaart zoveel tijd!
Inderdaad interessant. Veel initiatiefnemers van vergaderingen vergeten dat het doel van een vergadering meestal is om een actieplan op te stellen: een lijst met afspraken.
Woorden vliegen. Het geschreven woord blijft. Door in een paar regels op te schrijven wat je net hebt besloten, vergroot je de kans aanzienlijk dat het actieplan wordt uitgevoerd en dat je het plezier hebt om de projecten die je leidt vooruit te zien gaan.
Er is een regel van Walt Disney die ik graag citeer: "Wat het verschil maakt tussen een droom en een project... Een datum".
Het boek "La Réunionite, ça suffit" van Louis VAREILLE is verkrijgbaar bij Editions Eyrolles.