Hoe beheert u een voorraadkast?
Kartonnen omslagen, pennen, potloden, gummen, papier, ordners, nietjes ... Het kan best lastig zijn om kantoorbenodigdheden te beheren en op te bergen. Maar niets is onmogelijk, en wij zijn er om u te helpen ;)
Welke kast kiest u voor kantoorbenodigdheden?
« Zoveel keuze aan mooie kasten, hoe kan ik kiezen? » Zoals bij elke keuze van meubelen is de eerste stap het beantwoorden van enkele praktische en logistieke vragen:
Hoeveel voorraad is er nodig?
Hoe vaak worden er benodigdheden besteld (en aangevuld)?
Hoeveel ruimte is er beschikbaar?
Moet de toegang tot de kantoorartikelen beperkt worden?
Esthetiek: in wat voor soort ruimte en sfeer moet de kast passen?
In functie van uw antwoorden kunt u kiezen tussen verschillende producten:
Grote kasten: ze zijn robuust, kunnen tot 110 kg per legplank dragen en hebben een aantrekkelijk design. Ze zijn verkrijgbaar in een groot aantal kleuren en materialen. Ideaal voor de look van uw kantoor :)
Lage kasten of toonbankkasten: ze zijn ruimtebesparend, maar bieden minder opbergruimte en dwingen dus tot snellere omloopsnelheid van de voorraad.
Deuren: draaideuren, rolluiken, vouwdeuren, schuifdeuren ... Hou rekening met de beschikbare ruimte om de beste keuze te maken.
Het slot: met of zonder sleutel, het hangt er allemaal vanaf hoe gemakkelijk u toegang wilt geven tot de voorraad, aan u de keuze!
De inrichting: kies een modulair model zodat u de hoogte van de planken kunt aanpassen aan uw behoeften.
Hoewel sommige mensen aanleg hebben voor opruimen, zijn er ook genoeg professionele sloddervossen! Om te voorkomen dat uw voorraadkast verandert in een rommelmarkt, kunt u overwegen de benodigdheden te rangschikken naargelang hun gebruiksfrequentie.
Op de bovenste plank: lichte, weinig gebruikte materialen.
Binnen handbereik: de meest gebruikte kantoorartikelen.
Onderaan: zware en weinig gebruikte artikelen.
En om dit alles in goede banen te leiden, geven we u hier een paar tips.
Grote kantoorbenodigdheden om te klasseren (mappen, hoezen, sorteerders, enz.) → Die bergen we op in tijdschriftenmappen of sorteerbakken met vakken.
Kleine benodigdheden (gummen, plakband, nietjes...) → Die verhuizen we naar kleine doosjes.
Potloden, markeerstiften en pennen → Allez hop, richting klasseermodule met laden!
Alles netjes weggeborgen? Goed zo! Vergeet echter niet de verschillende recipiënten (dozen, laden, tijdschriftenhouders, enz.) van etiketten te voorzien, want dat zal u kostbare tijd besparen bij het zoeken en inventariseren.
Hoe beheert u het binnenkomen en buitengaan van kantoorbenodigdheden?
Dat zal uiteraard afhangen van de omvang van uw bedrijfsstructuur. Als u slechts met een tiental werknemers bent, kan het invoeren van een proces meer tijd verspillen dan het bespaart. Maar als u deel uitmaakt van een groter team en meer controle wilt over het verloop van de voorraad, is hier een methode die door veel bedrijven is beproefd:
Stel een « officieel » aanvraagsysteem voor kantoorbenodigdheden op: dit kan per e-mail of op papier. Het idee is om aanvragen bij te houden, zodat het gemakkelijker wordt om de inventaris bij te werken (en onnodige uitgaven te beperken).
Maak een Excel-tabel met de datum, de naam van het product, de referentie, de hoeveelheden van toevoegingen en onttrekkingen aan de voorraad. Indien gewenst, kunt u een kolom "Aanvraag gedaan door" toevoegen om statistieken per afdeling te kunnen maken. Dit bestand moet regelmatig worden bijgewerkt, maar zal u helpen om het overzicht over uw voorraad te behouden en zal uw volgende bestellingen vergemakkelijken.
Als u niet de tijd hebt om veel updates te doen, bundel dan de aanvragen en bestel bijvoorbeeld eens per maand.
Tenslotte, om onzorgvuldigheden te voorkomen, moet de toegang tot de voorraad beperkt worden tot één of twee personen (en kies indien nodig voor een afgesloten kast).
Tip
Als er meerdere personen zijn die artikelen nodig hebben, is het heel handig om het winkelmandje te delen! Het is heel eenvoudig: kies uw producten op de website van Bruneau en stuur uw mandje per e-mail naar de persoon die instaat voor de bestellingen. Uw producten kunnen dan gemakkelijk in de globale bestelling worden opgenomen. Is dat niet fantastisch?
We hopen dat deze tips u zullen helpen uw materialen zo goed mogelijk te organiseren ... en het beheren van kantoorbenodigdheden gemakkelijker te maken!
