Vergaderingen op afstand: de mogelijkheden
Nieuwe technologieën hebben de manier waarop werknemers vergaderen ingrijpend veranderd. Slechts één stap van telecommunicatie naar teleaanwezigheid!
Wanneer kan een vergadering op afstand worden voorgesteld?
Vergaderen op afstand is relevant als u een specifiek, kort onderwerp moet aansnijden (maximaal 45 minuten) en het gaat om een uitwisseling op een gedeeld medium. Het kan ook gebruiksvriendelijker zijn dan de telefoon om iemand te feliciteren die ver weg is, of om hem discreet te coachen.Meer in het algemeen is een televergadering noodzakelijk als uw externe medewerkers meer tijd kwijt zijn aan het vervoer dan aan de vergadering zelf. Teleaanwezigheid bespaart dan iedereen tijd en geld en verhoogt het comfort.
Videoconferentie: het meest technisch
Door middel van videostreaming in HD kunnen deelnemers aan een videoconferentie de moderator voor een medium zien optreden. Deze gebruiksvriendelijke techniek verbindt tot 100 deelnemers op alle terminals en omvat sessie-archivering, annotatie-tools, enz.Videostreaming vereist echter krachtige hulpmiddelen, zoals een volledig uitgeruste ruimte, of het gebruik van een speciale dienst.
Webconferentie: het meest leerzaam
Een facilitator stuurt een e-maillink naar deelnemers die op het afgesproken tijdstip inloggen op een webhost. Zij voeren hun wachtwoord in en gaan naar de open sessie.Hier wordt voorrang gegeven aan een gemeenschappelijk scherm. De webconferentie (of webinar) is daarom bevorderlijk voor top-down informatie zoals opleidingen, MOOC's (massive open online courses), berichten van het management, enz. Om de veiligheid en de capaciteit te garanderen, is het vaak noodzakelijk een beroep te doen op een dienstverlener.
Groepsvideogesprek: het meest interactief
Videochat is de meest gebruiksvriendelijke en goedkoopste optie (vaak gratis). De deelnemers downloaden een applicatie (Skype, Hangouts, Oovoo, enz.) en een moderator start de groepsoproep. Iedereen kan zien, luisteren, spreken en documenten uitwisselen: kortom, meedoen, zelfs vanaf zijn mobiel!In combinatie met een collaboratieve tool zoals Google Doc, Murally of Mindmapper, maakt de video call het mogelijk om tegelijkertijd aan een online medium te werken.
De enige nadelen zijn dat de verbindingen goed moeten zijn, het aantal deelnemers klein (maximaal 10) en dat er stilte is vereist in de kantoren.
Klaar voor de start?